Proses
Analisis Fungsi Manajemen
Sarana Dan
Prasarana Kantor
( Pengadaan )
 |
|||||||||
 |
|
||||||||
 |
|
||||||||
Nama Anggota :
Andre Yuli Rohmanto
Kelas : XI APK - 1
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN JOMBANG
SMK NEGERI 1 JOMBANG
JL. Dr. Soetomo No. 15 Telp. (0321) 861516
Jombang
BAB I
“PENDAHULUAN”
1.1
Latar Belakang
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu
yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin,
sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak
seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti danmaksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan
prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap
organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan
dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana
dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak
berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
1.2
Rumusan Masalah
1.2 a. Apa
pengertian dari manajemen sarana dan prasarana kantor ?
1.2 b. Bagaimana
perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor ?
1.3 c. Bagaimana
pengorganisasian sarana dan prasarana kantor ?
1.2 d. Bagaimana
cara pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor ?
1.2 e. Bagaimana
pengawasan dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor ?
1.2 f. Bagaimna
cara menganalisis dalam perencanaan sarana dan prasarana kantor ?
1.3
Tujuan
1.3 a. Mengetahui
pengertian dari manajemen sarana dan prasarana kantor.
1.3 b. Mengetahui
perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor.
1.3 c. Mengetahui pengorganisasian
sarana dan prasarana kantor.
1.3 d. Mengetahui pelaksanaan
pengadaan sarana dan prasarana kantor.
1.3 e. Mengetahui pengawasan
dalam pengadaan sarana prasarana kantor.
1.3 f. Mengetahui cara
analisis perencanaan sarana prasarana kantor.
1.4
Batasan Masalah
Definisi Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana Kantor ( Pengadaan
)
1.
Planning ( Perencanaan )
Planning meliputi
pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan
tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama
manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning,
manajer memperhatikan masa depan, mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita
capai dan bagaimana kita akan melakukannya”.
2. Organizing (
Pengorganisasian )
Organizing adalah proses dalam memastikan
kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan
rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Organizing juga
meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas
yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa
tugas.
3. Actuating ( Pelaksanaan
)
Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja
yang sesuai dengan tujuan organisasi. Actuating adalah
implementasi rencana, berbeda dariplanning dan organizing. Actuating membuat
urutan rencana menjadi tindakan dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan
nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi
kenyataan.
4. Controlling ( Pengawasan )
Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai
dengan rencana. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang
telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual
dan yang diharapkan, manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi.
Misalnya meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan.
Kesimpulan Analisis Fungsi Manajemen Sarana dan
Prasarana Kantor
Administrasi sarana dan prasarana
sangat diperlukan karena apabila tidak ada administrasi sarana dan prasarana
maka tidak akan dapat sarana dan prasarana setelah itu efektifitas dan kinerja
tidak berjalan dengan baik.
BAB II
PEMBAHASAN
“ ANALISIS FUNGSI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN
PRASARANA “
2.1 Planning ( Perencanaan )
Kesuksesan organisasi
adalah mencapai tujuan yang telah disusun oleh manajer pada periode awal
membentuk organisasi. Planning adalah sebuah proses di mana
seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk mencapai tujuan
(strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab unutk menjalankan strategi kepada
orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan tujuan.
Sebelum
mengetahui lebih lanjut tentang perencanaan terlebih dahulu mengenal perbedaan
visi, misi, nilai dasar, dan tujuan. Misi, visi, nilai dasar dan tujuan adalah
titik awal dari perencanaan strategi. Keempat hal ini mengatur
konteks landasan dari suatu proses dan untuk menjalankan sesuatu serta unit
perencana yang tertanam dalam suatu organisasi. Perbedaan misi menggambarkan
tujuan dari suatu organisasi sedangkan visi menggambarkan keinginan untuk masa
depan, seringkali digambarkan dengan jelas, menggugah, singkat oleh
manajemer suatu organisasi.
Nilai
dasar menyatakan secara filosofis komitmen yang diprioritaskan oleh manajer,
sedangkan tujuan adalah keinginan masa depan dari suatu organisasi yang di
usahakan untuk di wujudkan. Empat karakteristik tujuan :
1. Tepat dan terukur.
Tujuan yang terukur dapat memberikan seorang manajer standar pembanding
terhadap hasil yang telah dilaksanakan.
2. Menyebutkan issue yang
penting. Untuk membangun manajer harus memilih beberapa tujuan major untuk
menaksir kinerja organisasi.
3. Menantang tetapi
realis. Memberikan sebuah tantangan tersendiri bagi semua karyawan, anggota
organisasi untuk mengiprovisasi kinerja dalam organisasi. jika tujuan tidak
realis atau terlalu mudah akan membuat putus asa dan bosan pada diri karyawan
atau anggota organisasi.
4. Menetapkan dalam
periode waktu tertentu yang seharusnya dapat dicapai. Tenggat waktudapat
menyuntikkan rasa urgensi dalam pencapaian tujuan dan
bertindak sebagai motivator.Namun, tidak semua
tujuan memerlukan kendala waktu.
Prinsip Perencanaan
Berikut ini adalah prinsip dari perencanaan:
A. Prinsip Kontribusi
Tujuan perencanaan adalah untuk memastikan pencapaian efektif dan efisien
tujuan organisasi, dalam kenyataannya, kriteria dasar untuk perumusan rencana
untuk mencapai Tujuan utama perusahaan. Pencapaian tujuan selalu tergantung
pada rencana dan jumlah kontribusi organisasi terhadap perencanaan.
B. Prinsip Suara dan
Konsisten Premising
Bangunan adalah asumsi mengenai kekuatan lingkungan seperti kondisi ekonomi
dan pasar, sosial, politik, aspek hukum dan budaya, tindakan pesaing, dll Ini
adalah lazim selama periode pelaksanaan rencana. Oleh karena itu, Rencana yang
dibuat atas dasar tempat sesuai, dan masa depan perusahaan tergantung pada
tingkat kesehatan rencana yang mereka buat sehingga untuk menghadapi keadaan tempat.
Prosedur perencanaan
Dalam
sebuah perencanaan dalam sarana prasarana juga harus memiliki prosedur agar
sebuah perencanaan itu akan berjalan dengan baik dan seefisien dan seefektif
mungkin. Dalam makalah ini penulis akan menjelaskan beberapa prosedur
perencanaan sarana prasarana dalam pendidikan, yaitu:
ü
Menganalisis
kebutuhan
ü
Menginventarisasi
sarana dan prasarana yang ada
ü
Mengadakan
seleksi
ü
Menyediakan
dana
ü
Pemberian
wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana.
Implementasi
(Koontz & Weihrich,
1990, p. 55)
A. Menyadari kesempatan.
Penting sekali bagi seorang manajer untuk mengetahui kesempatan atau
peluang di lingkungan eksternal dengan sangat baik dalam organisasi sebagai
awal perencanaan. Menjadi bagian penting melihat terhadap kesempatan masa
depan.
Manajer harus tahu di mana kondisi pasar, kompetisi antar organisasi,
permintaan konsumen atau pelanggan, kekuatan mereka sendiri, dan kelemahan.
B. Menentukan tujuan.
Langkah kedua adalah menetukan tujuan untuk seluruh organisasi dan setiap
sub unit di dalamnya. Tujuan memberikan arahan terhadap setiap departemen atau
sub unit di dalamnya.
C. Mengembangkan dasar
pikiran.
Dasar pikiran di sini adalah sebuah asumsi yang ada dalam pikiran
organisasi. Mengenal dan memahami dengan baik rencana akan berjalan di
lingkungan yang sesuai, eksternal maupun internal.
D. Menentukan tindakan
alternatif.
Memikirkan tindakan alternatif jika dalam pelaksanaan perencanaan terdapat
permasalahan hambatan.
E. Mengevaluasi tindakan
alternatif.
Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi tindakan alternatif dengan
menimbang dengan cermat, tindakan alternatif yang memberikan peluang yang
paling bagus tentang pencapaian tujuan, biaya yang paling murah dan keuntungan
yang paling tinggi.
F. Memilih tindakan
alternatif yang telah ditentukan atau dirumuskan dan dievaluasi.
G. Merumuskan pendukung
tujuan.
Saat keputusan telah dibuat, perencanaan telah selesai, dan tujuah langkah
telah dilakanakan, maka memerlukan daftar atau hal yang diperlukan untuk
mendukung tujuan. Contoh pendukung tujuan adalah alat, bahan, memperkerjakan
dan melatih pegawai, dan mengembangkan sebuah produk baru.
H. Penghitungan anggaran
dana perencanaan, seperti volum dan harga penjualan, biaya operasi perencanaan,
pengeluaran untuk peralatan dan lainnya.
2.2 Organizing ( Pengorganisasian )
v Pengertian
Organizing, atau dalam
bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses menyangkut bagaimana
strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam
sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan
organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam
organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan
organisasi.
Definisi sederhana dari
pengorganisasian ialah seluruh proses pengelompokan orang, alat, tugas, serta
wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi
yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dan bulat
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengorganisasian adalah
penentuan pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas dan membagi
pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan berbagai departemen serta penentuan
hubungan. Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk menetapkan peran
serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui apa tugas dan tujuan mereka.
v Prinsip Pengorganisasian
|
Proses
pengorganisasian dapat dilakukan secara efisien jika manajer memiliki pedoman
tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan dapat bertindak. Untuk
mengatur secara efektif, prinsip-prinsip organisasi berikut dapat digunakan
oleh seorang manajer.
·
Prinsip Spesialisasi
Menurut prinsip,
pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan atas dasar
kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui
pembagian kerja dapat dicapai yang menghasilkan organisasi yang efektif. Pembagian
kerja adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga
setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas bukannya
tugas secara keseluruhan.
Tidak semua orang
secara fisik dan psikologi mampu melaksanakan semua operasi yang menyusun
kebanyakan tugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh
semua keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tadi. Sebaliknya,
pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari
dan diselesaikan dengan relatif cepat.
Jadi hal ini
memperkuat spesialisasi, ketika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan
tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat
memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat
mereka.
·
Prinsip Definisi
Fungsional
Menurut prinsip ini,
semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas kepada manajer dan
bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama lain.
Klarifikasi dalam otoritas-tanggung jawab membantu dalam mencapai hubungan
koordinasi dan dengan demikian organisasi dapat berlangsung efektif. Sebagai
contoh, fungsi utama dari produksi, pemasaran dan keuangan dan hubungan
tanggung jawab wewenang dalam departemen ini harus jelas didefinisikan untuk
setiap orang agar melekat dalam pemikiran karyawan. Klarifikasi dalam
hubungan otoritas- tangggung jawab membantu dalam organisasi yang efisien.
|
·
Prinsip Rentang
Pengendalian atau Pengawasan
Menurut prinsip ini, rentang kendali adalah rentang pengawasan yang
menggambarkan jumlah karyawan yang dapat ditangani dan dikontrol secara efektif
oleh seorang manajer tunggal. Menurut prinsip ini, seorang manajer harus dapat
menangani jumlah karyawan yang dibawahinya. Keputusan ini dapat diambil dengan
memilih baik rentang lebar atau sempit froma. Ada dua jenis rentang kendali:
1) Rentang kendali yang
luas adalah salah satu di mana seorang manajer dapat mengawasi dan
mengendalikan secara efektif sebuah kelompok besar orang pada satu waktu.
2) Rentang kendali yang
sempit rentang ini, pekerjaan dan wewenang dibagi antara banyak bawahan dan
manajer tidak mengawasi dan mengendalikan kelompok yang sangat besar dari orang
di bawah dia. Manajer sesuai dengan rentang yang sempit mengawasi sejumlah
karyawan yang dipilih pada satu waktu.
·
Prinsip Rantai Skalar
Rantai skalar adalah rantai komando atau otoritas yang mengalir dari atas
ke bawah. Otoritas dan tanggung jawab harus berjalan dalam garis yang tegas dan
tidak terputus dari eksekutif tertinggi sampai yang paling rendah. Sebuah
rantai skalar memfasilitasi alur kerja di sebuah organisasi yang membantu dalam
pencapaian hasil yang efektif. Sebagai otoritas mengalir dari atas ke bawah,
hal itu akan menjelaskan posisi kewenangan untuk manajer di semua tingkatan dan
yang memfasilitasi organisasi yang efektif.
·
Prinsip Kesatuan
Perintah
Ini menyiratkan satu bawahan-satu hubungan yang superior. Setiap bawahan
bertanggung jawab kepada satu manajer. Hal ini membantu dalam menghindari
kesenjangan komunikasi dan kesimpangan tanggung jawab. Jika atasan yang lebih
tinggi ingin memberikan perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang
berada beberapa tangga di bawah dalam hierarki organisasi, seyogianya hal itu
dilakukan melalui atasan langsung orang yang bersangkutan. Paling tidak dengan
sepengetahuan atasan langsung tersebut.
v
Langkah-langkah Pengorganisasian :
·
Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf.
(Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai)
·
Mendistribusi pekerjaan ke staff secara
jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan
sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan
pencapaian organisasi)
·
Menentukan prosedural staf. (Menentukan
cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward
yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan
sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju
tujuan organisasi)
·
Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk
mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
v Implementasi
Pentingnya pengorganisasian, menyebabkan timbulnya sebuah struktur
organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka sebuah kerangka yang masih
dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik.
Dengan kata lain, salah satu bagian penting tugas pengorganisasian
adalah mengharrmonisasikan kelompok orang yang berbada, mempertemukan macam-macam
kepentingan dan memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya kesuatu
arah tertentu. (Terry 1979)
Maksud dari hal tersebut adalah dapat dihasilkannya sinergisme, yang
berarti perlu adanya tindakan-tindakan untuk mengelompokkan semua kemampuan
yang sesuai menjadi satu tempat dan memanfaaatkan kemampuan tersebut agar dapat
berguna bagi organisasi tersebut. Akan tetapi suatu pengorganisasian tidak
hanya mengelompokkan sumber daya manusia saja, akan tetapi juga dengan sumber
daya lainnya agar dapat efektif. Jadi pengorganisasian merupakan sebuah kasus
yang dapat menimbulkan efek yang sangat baik dalam upaya menggerakan seluruh
aktivitas dan potensi yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial.
2.3 Acctuating ( Pelaksanaan )
v Definisi Actuating
Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya, suatu
tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai
sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi, actuating bertujuan
untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan
kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif
dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang
baik.
Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu rencana. Dengan berbagai
arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan dalam
organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Maka dari
itu, actuating tidak lepas dari peranan kemampuan leadership.
v Leadership dan Actuating
Actuating jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap
karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan sifatnya dinamis. Maka
dari itu, fungsi actuating ternyata jauh lebih rumit dari
kelihatannya, karena harus melibatkan fungsi dari leadership.
Premis yang terkenal pernah diungkapkan oleh Doghlas McGregor, bahwa seorang
karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif.
Untuk pembahasan
masalah teori leadership, akan dijelaskan lebih detail dalam bab
POSDCORBE. Di dalam proses actuating ini, keberadaan leadership adalah
sebagai pendukung. Karena actuating sendiri memiliki tujuan
sebagai penggerak, yang nantinya akan bertujuan mengefektifkan dan
mengefisienkan kerja dalam organisasi.
v Prinsip Actuating
A. Pelaksanaan dan
Penugasan.
Langkah lanjutan dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaan
pengawasan dalam bentuk pemberian tugas. Tjuan utama penugasan adalah untuk
mencapai keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi
personal, keseimbangan untuk pengembangan profesi, dan lain-lain.
B. Pengawasan Pengelolaan
Dana.
Pengelolaan terhadap dana atau anggaran yang digunakan oleh organisasi
penting dilakukan agar dana tidak disia-siakan.
C. Penyediaan dan
Pemanfaatan Sarana Pengawasan.
Pengawasan juga membutuhkan saran dan alat untuk melakukan pengawasan,
misalnya teknologi yang digunakan untuk memantau kerja anggota organisasi atau
pekerja.
D. Dokumentasi Pengawasan.
Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan bukti yang nyata bila terjadi
pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas di dalam organisasi.
E. Supervisi Audit.
v Implementasi
Hal penting yang dipertimbangkan
dalam melakukan actuating adalah untuk memotivasi seorang
karyawan untuk melakukan sesuatu, misalnya saja:
A. Merasa yakin dan mampu
melakukan suatu pekerjaan,
B. Percaya bahwa pekerjaan
telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
C. Tidak terbebani oleh
masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
D. Tugas yang diberikan
cukup relevan,
E. Hubungan harmonis antar
rekan kerja.
Dalam mengelola sarana dan prasarana
kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengadaan, penyimpanan,
pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Pengadaan
adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka
pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi
yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana
tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :
Ø Gunakan
prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Ø Tentukan
jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Ø Sesuaikan antara
kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Ø Sediakan dan
gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
Ø Penyimpanan
dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
Ø Kumpulkan
dan kelola data sarana dan prasarana.
Ø Penghapusan
sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Ø
Dalam
pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki
fungsi-fungsi sebagai berikut :
a.
Penelitian kebutuhan perlengkapan
kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan
dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor
fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan
normalisasi.
b.
Standarisasi dan perincian benda.
Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan
standarisasi ialah :
Ø Klasifikasi
alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau
menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
Ø Spesifikasi
dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Ø Standarisasi
alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan
pertimbangan efisiensi kerja.
Ø Pembelian
benda perbekalan.
Beberapa pertimbangan pokok dalam
pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
Ø Sedapat
mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan
dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
Ø Menimbulkan
kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang
akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan
baik.
Ø Mendapatkan
keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
Ø Mendapatkan
keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara
yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Ø Mempertimbangkan
semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
Ø Pengiriman
barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang
dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
2. Penyimpanan
Penyimpanan
adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
a. Tujuan
penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Ø Agar barang
tidak cepat rusak.
Ø Agar tidak
terjadi kehilangan barang.
Ø Agar
tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
Ø Memudahkan
dalam analisis barang.
b. Sebelum
penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal
berikut ini :
Ø Persediaan
alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
Ø Pergudangan
yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
Ø Sifat barang
yang disimpan.
Ø Sarana
penyimpanan dan pemeliharaan.
Ø Prosedur dan
tata kerja.
Ø Biaya yang
disediakan.
Ø Tenaga yang
diperlukan.
Ø Jangka waktu
penyimpanan.
c. Cara
penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
Ø Barang
disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
Ø Barang
disimpan dalam keadaan bersih.
Ø Barang
disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
Ø Barang
disimpan di tempat yang memadai.
Ø Barang
disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
Ø Barang yang
disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
Ø Barang
disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
Ø Barang yang
disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
Ø Barang yang
biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan,
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan
adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Ø Agar barang
tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
Ø Agar barang
tidak mudah hilang.
Ø Agar barang
tidak kadaluarsa.
Ø Agar barang
tidak mudah susut.
Ø Agar sarana
dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan
sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
a. Pemeliharaan
berdasarkan waktu
Pemeliharaan
sehari-hari
Pemeliharaan
sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh
petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang
tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.
Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
Pemeliharaan
berkala
Pemeliharaan
berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua
minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat
dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh
petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
b. Pemeliharaan
berdasarkan jenis barang
Pemeliharaan
barang bergerak
Pemeliharaan
barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh:
kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
Pemeliharaan
barang tidak bergerak
Pemeliharaan
barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala
untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat
digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya
dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk
mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.
4. Inventaris
Pengadaan
semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan
inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana
yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan
terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama.
Tujuan
inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
Ø Agar
peralatan tidak mudah hilang.
Ø Adanya bukti
secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
Ø Memudahkan dalam
pengecekan barang.
Ø Memudahkan
dalam pengawasan.
Ø Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
2.4 Controling ( Pengawasan )
Definisi Controling
Menurut G.R Terry,
pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai
yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan
dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai
dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Jelas sekali
bahwa fungsi pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi
sangat vital dalam suatu perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai
dengan ketentuan dari rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat
penyimpangan. Hal ini dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana.
Jadi pengawasan
dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses. Dengan pengendalian
diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen menjadi efektif dan
efisien.
Proses dalam
Controlling
Dalam controlling ada
beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses pengawasan dilakukan
secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai berikut:
A. Menentukan standar yang
akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
B. Mengukur pelaksanaan
atau hasil yang sudah dicapai.
C. Membandingkan
pelaksanaan atau hasil dengan standar dan
menentukan penyimpangan jika ada.
D. Melakukan tindakan
perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan
rencana.
E. Meninjau dan menganalisis
ulang rencana, apakah sudah realistis atau tidak. Jika ternyata belum realistis
maka perlu diperbaiki.
Implementasi
Beberapa cara
pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang meliputi pengawasan
langsung, adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang
manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui
apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.
Pengawasan tidak
langsung, adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara
tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil
yang dicapai. Pengawasan berdasarkan pengecualian, adalah
pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan yang luar biasa dari hasil atau
standar yang diharapkan. Pengawasan ini dilakukan dengan cara kombinasi
langsung dan tidak langsung oleh manajer.
Pengawasan juga bisa
dibedakan menurut sifat dan waktunya:
A. Preventive control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya. Pengawasan ini
merupakan pengawasan terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan namun
sifatnya prediktif.
B. Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam
pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga
hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
C. Pengawasan saat proses
dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.
D. Pengawasan berkala,
adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya perbulan,
persmester, dll.
E. Pengawasan mendadak
(sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa
pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau tidak.
F. Pengawasan Melekat
(waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara integratif mulai
dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
Ada beberapa dasar
proses dalam pengawasan, diantaranya adalah teknik pengendalian dan sistem yang
pada dasarnya sama untuk kas, prosedur kantor, moral, kualitas produk atau apa
pun. Bisa diasumsikan bahwa baik rencana dan struktur organisasi
yang jelas, lengkap, dan terintegrasi akan tercipta jika manajer yakin akan
tugasnya. Jika manajer tidak yakin dari tugasnya atau bawahan tidak memiliki
kekuatan atau tidak tahu bahwa dia memiliki kekuatan untuk melaksanakan
tugasnya, akan menjadi sulit untuk menentukan siapa yang
bertanggung jawab.
BAB III
“PENUTUP”
3.1 Saran
1.
Hendaknya Kepala Sekolah atau kepela suatu
lembaga atau instansi sebagai administrator harus mengetahui langsung sarana
prasarana apa saja yang ada disekolahan dan bagaimana keadaannya.
2.
Melakukan sisi pencatatan yang tepat
sehingga mudah diketahui dan di kerjakan.
3.
Administrasi
peralatan dan perlengkapan pengajaran harus senantiasa di tinjau dari
segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program pengajaran
Kondisi-kondisi di atas akan terpenuhi jika administrator
mengikutsertakan semua guru dalam perencanaan seleksi, distribusi dan
penggunaan serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran.
3.2 Kesimpulan
Manajemen sarana dan prasarana sangatlah
penting dalam pencapaian tujuan pendidikan yang difungsikan untuk mengatur
sarana dan prasarana yang ada pada suatu
sekolah/lembaga/perusahaan. Dengan adanya sarana dan prasarana maka lebih mudah
dalam pengelolaan dan pengaturan sarana dan prasarana sehingga dapat digunakan
secara efektif dan efisien dengan memperhatikan prinsip-prinsip manajemen
sarana dan prasarana dalam perencaan .
Untuk mencapai tujuan dari manajemen sarana dan
prasarana maka diperlukan rasa tanggung jawab, kerjasama
serta kepedulian dari setiap pengguna fasilitas yang telah
disediakan sehingga akan tetap baik dan selalu siap digunakan secara
tepat dan efisien. Dalam manajemen sarana dan prasarana yang
memiliki ruang lingkup yang disesuaikan dengan keadaan masing-masing di suatu
tempat serta kebutuhan masing-masing tingkat satuan pendidikan yang diatur oleh
BNSP.
DAFTAR PUSTAKA
v http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/04/mengidentifikasi-sarana-dan-prasarana.html
