Penyimpanan dan Pemeliharaan Sarana & Prasarana Melalui Sistem Komputerisasi

ADMINISTRASI SARANA & PRASARANA

Penyimpanan dan Pemeliharaan Sarana & Prasarana Melalui Sistem Komputerisasi

Disusun oleh

1.   Andre Yuli Rohmanto (09)

DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN JOMBANG

SMK NEGERI 1 JOMBANG

Jl. DrSoetomo No. 15 Jombang ,Telp (0321) 861516, KodePos 61418

TahunPelajaran 2017/2018

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya, kami dapat menyusun bahan untuk membuat makalah dalam materi Sarana dan Prasarana. Makalah yang kami susun ini menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi dasar yang diajarkan dan ditugaskan oleh Bpk. Nur Maksum, S.Pd. MM.

Makalah ini diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh teman-teman SMKN 1 JOMBANG untuk mencapai kompetensi kerja standar yang diharapkan dunia kerja dan industri.

Dalam makalah ini, penyusun  membahas tentang PENYIMPANAN PEMELIHARAAN SARANA & PRASARANA MELALUI SISTEM KOMPUTERISASI, serta masih banyak pembahasan lainya yang disajikan dalam bentuk makalah. Makalah ini disusun agar para pembaca bisa menambah wawasan serta memperluas ilmu pengetahuan yang ada mengenai administrasi sarana dan prasarana.

Makalah ini disusun dalam beberapa tahapan : 1). pencarian materi makalah, 2). pengumpulan materi, 3). penyusunan naskah materi, 4). Disetting dengan bantuan komputer

Pekerjaan berat ini dapat diselesaikan, berkat dukungan dan bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini patutlah bila kami sampaikan rasa terima kasih dan penghargaan kepada berbagai pihak, terutama teman-teman yang telah mendukung kami dan Bpk. Nur Maksum.S,Pd yang telah membimbing kami untuk menyelesaikan penyusunan makalah ini. Kami mengharapkan saran dan kritik dari teman-teman dan Bpk. Nur Maksum.S,Pd MM.

Demikian, semoga makalah yang kami buat ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya teman-teman SMKN 1 JOMBANG Bidang Administrasi Perkantoran.

Jombang, 25 Juli 2017

Penyusun

DAFTAR ISI

BAB 1 ...................................................................................................................................

PENDAHULUAN ................................................................................................................

            1.1 LATAR BELAKANG ........................................................................................

            1.2 RUMUSAN MASALAH ...................................................................................

                        1.2a. Bagaimana Perencanaan Pengadaan Sarpras .......................................

                        1.2b. Bagaimana Pengorganisasian Sarpras .................................................

                        1.2c. Bagaimana Pelaksanaan Sarpras ..........................................................

                        1.2d. Bagaimana Pengawasan Sarpras .........................................................

            1.3 Tujuan ................................................................................................................

            1.4 BATASAN MASALAH .....................................................................................

BAB 2 ...................................................................................................................................

ANALISIS FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN SARPRAS ................................................

            2.1 PERENCANAAN ..............................................................................................

            2.2 PENGORGANISASIAN ....................................................................................

            2.3 PELAKSANAAN ...............................................................................................

            2.4 PELAKSANAAN ...............................................................................................

            2.5 HASIL FUNGSI MANAJEMEN SARPRAS ....................................................

BAB 3 ...................................................................................................................................

KESIMPULAN ....................................................................................................................

KRITIK & SARAN ..............................................................................................................

REFERENSI .........................................................................................................................

DAFTAR PUSAKA .............................................................................................................

BAB I

ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

“Bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana melalui sitem komputerisasi”

A.   Penerimaan

Kartu penerimaan barang merupakan buku tambahan untuk perkiraan perlengkapan. Buku ini digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang perlengkapan.

Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di catat, baik di kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan barang untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci oleh pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan diterima dan dicatat dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies.

1.            Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

2.            Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.

3.            Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang supplies, sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam perusahaan.

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies. Penambahan dalam kartu persediaan disebabkan oleh adanya pembelian atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pada akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang.

Sumber: http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-kantor.html (Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)

B.   Pendistribusian

→     Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti sekolah, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/ mengeluarkan barang sesuai kebeutuhan guru/ seksi bagian dalam instant tersebut untuk keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.

Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

→     Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1)      Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       penerimaan barang

b.      waktu penyerahan barang

c.       jenis barang

d.      jumlah barang

e.       kegunaan/ keperluan barang

2)      Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.       cara pengiriman

b.      pengemasan

c.       pemuatan

d.      pengangkutan

e.       pembongkaran

3)      Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.

®    Sistem Pendistribusian Barang

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung.

1)      Sistem secara langsung

Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima dan di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.

2)      Sistem secara tidak langsung

Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.

®    Asas-Asas Pendistribusian

Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :

a.       Asas ketepatan

b.      Asas kecepatan

c.       Asas keamanan

d.      Asas ekonomi

Namun jika di gunakan sistem pendistribusian tidak langsung maka barang – barang yang perlu di simpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah pengawasannya perlu di buat kartu stok barang yang di tempelkan pada barang tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan

Sumber : http://tholabayathlubu.blogspot.co.id/2014/12/makalah-sarana-prasarana.html

(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:32)

  

BAB II

PELAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

 “Pelaporan, Penyimpanan dan Pemeliharaan”

A.   Pelaporan

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

·         Sebagai bahan pertanggung jawaban.

·         Sebagai pengendali persediaan.

·         Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.

·         Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

1.      Bukti penerimaan barang.

2.      Bukti pembelian barang. 

3.      Bukti pengeluaran barang.

4.      Kartu barang 

5.      Kartu persediaan.

6.      Daftar inventaris.

7.      Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

·         Memeriksa barang.

·         Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.

·         Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

·         Menghitung pengeluaran barang.

·         Menghitung sisa persediaan.

·         Mencatat mutasi barang.

·         Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

Sumber : http://www.academia.edu/8485058/Sarana_dan_Prasarana_Kantor

(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:20)

B.   Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1.      Agar barang tidak cepat rusak

2.      Agar tidak terjadi kehilangan barang 

3.      Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari

4.      Memudahkan dalam pengawasan

5.      Memudahkan dalam analisis barang\

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1.      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2.      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

3.      Sifat barang yang disimpan

4.      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan 

5.      Prosedur dan tata kerja

6.      Biaya yang disediakan 

7.      Tenaga yang diperlukan

8.      Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1.      Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)

2.      Barang yang disimpan dalam keadaan bersih

3.      Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4.      Barang yang disimpan di tempat yang memadai 

5.      Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6.      Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7.      Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci 

8.      Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan 

9.      Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam. 

Sumber: http://treetan3.blogspot.co.id/2014/05/penyimpanan-sarana-dan-prasarana-kantor.html

(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:14)

C.   Pemeliharaan

Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.

→     Tujuan pemeliharaan Sarana Prasarana

1.      Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut

2.      Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal

3.      Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin dan teratur

4.      Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

→     Manfaat pemeliharaan Sarana Prasarana

1.      Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.

2.      Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.

3.      Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga menghindar kehilangan.

4.      Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.

5.      Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.

→     Macam dan Jenis Pemeliharaan Sarana Prasarana

Ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ditinjau dari sifat maupun waktunya. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana prasarana pendidikan di sekolah antara lain:

1.      Pemeliharaan perlengkapan bersifat pengecekan

2.      Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

3.      Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan

4.      Perbaikan berat.

Sedangkan jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah antara lain:

1.      Pemeliharaan sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu

2.      Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.

liyaasatya.wordpress.com

→     Pemeliharaan Terencana

Pemeliharaan terencana adalah jenis perawatan yang diprogramkan, diorganisir, dijadwal, dianggarkan, dan dilaksanakan sesuai dengan rencana, serta dilakukan monitoring dan evaluasi (Sunarto 2002:4). Perawatan terencana dibedakan menjadi dua, yakni perawatan terencana yang bersifat pencegahan atau perawatan preventif, dan perawatan terencana yang bersifat korektif.

→     Pemeliharaan Preventif

Pemeliharaan yang bersifat pencegahan, adalah pemeliharaan  sarana dan prasarana pendidikan yang secara sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk mencegah terjadinya gangguan kemacetan atau kerusakan fasilitas atau peralatan sekolah. Pemeliharaan preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya dengan tujuan untuk mencegah dan mengura

ngi kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi kondisi normal (Depdikbud, 1999:2).

→     Pemeliharaan Korektif

Pemeliharaan yang bersifat memperbaiki akan berkaitan dengan deteksi kerusakan, penentuan lokasi kerusakan, dan perbaikan atau penggantian bagian yang rusak.

a)      Tahapan pemeliharaan korektif

·         Deteksi:

1.      Cek fungsi

2.      Cek kinerja

3.      Perbandingkan dengan spesifikasi alat/sistem

·         Menentukan Lokasi:

1.      Cek fungsi tiap blok (bagian dari sistem)

2.      Cek komponen pada blok yang tidak bekerja dg baik

·         Perbaikan:

1.      Perbaiki atau ganti komponen yang rusak dengan yang baru

Sumber : https://imannfathur.wordpress.com/category/konsep-dasar-penggunaan-dan-pemeliharaan-sarana-prasarana-pendidikan/

(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:13)

  

BAB III

ADMINISTRASI INVENTARIS SARANA DAN PRASARANA

 “Administrasi inventaris sarana dan prasarana dengan aplikasi komputerisasi”

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

a.       Agar peralatan tidak mudah hilang.

b.      Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

c.       Memudahkan dalam pengecekan barang.

d.      Memudahkan dalam pengawasan.

e.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

Sumber:  http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-dan-prasarana.html

(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:39)

Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan tertentu yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku inventaris. Sedangkan inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugasnya 

Contoh daftar inventaris barang

No

Kelompok Barang

Jumlah sertifikat yang masih berlaku

Pengadaan inventarisasi barang ini memiliki fungsi sebagai berikut:

a.       Mencatat, menghimpun data asset yang dikuasai perusahaan/organisasi.

b.      Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan asset perusahaan/organisasi.

c.       Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan asset perusahaan/organisasi.

d.      Menyediakan informasi mengenai asset perusahaan/organisasi.

Sasaran inventarisaasi barang adalah semua barang milik perusahaan/organisasi yang dibeli, didapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan. Barang-barang inventaris harus dipelihara dan ditempatkan. Yang dimaksud pemeliharaan barang inventaris merupakan kegiatan atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdayaguna dan berhasil. Sedangkan penempatan barang inventaris merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gedung ke unit kerja.

Fungsi dari penempatan barang inventaris ini adalah untuk penyelenggaraan pengurusan pembagian atau pelayanan barang secara tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan penempatan adalah menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja, menyelenggarakan administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.

Sumber: http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-kantor.html

(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

§  Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

§  Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

§  Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

Sumber: http://ainurrofikcs.blogspot.co.id/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-pengertian.html

(Selasa, 10 Nopember 2015 pukul 20:02)

BAB IV

ADMINISTRASI LAPORAN PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASARANA

 “Laporan administrasi penghapusan sarana dan prasarana dengan aplikasi komputerisasi”

Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan diantaranya adalah sebagai berikut:

1.      Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak dapat digunakan lagi.

2.      Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.

3.      Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi.

4.      Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.

5.      Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai karena rusak.

Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor

1.      Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.

2.      Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.

3.      Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.

4.      Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan sebagainya.

5.      Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.

6.      Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa digunakan lagi.

7.      Musnah akibat bencana alam

8.      Hilang karena dicuri/diselewengkan

Semua penghapusan harus berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku.

Tata Cara Penghapusan

→     Barang-barang rusak, tua dan berlebihan

1.      Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.

2.      Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu bagian perlengkapan, perencanaan dan keuangan.

3.      Kemudian panitia tersebut memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada pimpinan unit dengan berita acara.

4.      Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita acara penelitian dan saran-saran.

5.      Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan untuk mengadakan penghapusan.

6.      Pimpinan pusat mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya dapat melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan.

→     Barang yang hilang, dicuri, terbakar

1.      Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat laporan serta berita acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit utama yang selanjutnya di teruskan ke menteri.

2.      Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan kepolisian negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian tentang peristiwa tersebut.

3.      Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR tersebut akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan penelitian.

4.      Berita acara dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di tempat kejadian.

5.      Panitia TGR dapat meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika hasil penyelidikan menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata peristiwa itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan.

6.      Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat diterbitkan.

→     Barang susut

Penyusutan barabg harus berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata usaha pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang yang susut. Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.

Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang berdasarkan berita acara pemeriksaan dan harus mendapat persetujuan dari atasan

Sumber : http://anugerahdino.blogspot.co.id/2015/01/penghapusan-peralatan-kantor.html (Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08.14)

Sumber: http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-kantor.html (Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)

Sumber: http://ainurrofikcs.blogspot.co.id/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-pengertian.html (Selasa, 10 Nopember 2015 pukul 20:02)